Reglement Klachtencommissie Wet beëdigde tolken en vertalers

Toelichting

Inleiding

De Klachtencommissie Wet beëdigde tolken en vertalers (hierna: de commissie) is ingesteld bij besluit van 24 april 2009 van de Raad voor rechtsbijstand. De taak van de commissie is volgens het instellingsbesluit het behandelen van klachten ten aanzien van tolken en vertalers wier werkzaamheden vallen onder de werking van de Wet beëdigde tolken en vertalers (hierna: de wet) en het daarover adviseren. De commissie adviseert op grond van haar bevindingen het Bureau btv ten behoeve van een algehele kwaliteitsverbetering – op zowel het gebied van de professionaliteit als de integriteit – van de bij het Bureau btv (in het Rbtv of in de Uitwijklijst) ingeschreven tolken en vertalers. Bij de klachtbehandeling treedt de commissie niet in de inhoudelijke beoordeling van eventuele onderliggende procedures.

De commissie is een van het Bureau btv onafhankelijk orgaan, dat het Bureau btv adviseert inzake de behandeling van klachten over tolken en vertalers die zijn ingeschreven in het Rbtv of die worden vermeld op de Uitwijklijst, als bedoeld in artikel 2, tweede lid, van de wet. De commissie wordt vanuit het Bureau btv ondersteund door een secretaris en een notulist. Het Reglement Klachtencommissie Wet beëdigde tolken en vertalers (hierna: het reglement) is op grond van artikel 18 van het Besluit beëdigde tolken en vertalers door de commissie opgesteld en omvat een beschrijving van begrippen en procedures omtrent de klachtbehandeling. Daar waar het reglement stelt dat de voorzitter handelt of besluit, geschiedt e.e.a. op basis van delegatie van bevoegdheden door de commissie aan de voorzitter. Ten aanzien van het functioneren van de commissie wordt aansluiting gezocht bij de Algemene wet bestuursrecht (de Awb). In gevallen waarin het reglement onduidelijk is of geen regeling biedt, beslist de commissie.

Artikelsgewijs

Artikel 1

• onder a: de minister van Justitie is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de commissie; op basis van de ten tijde van de instelling van de commissie geldende taakverdeling worden de taken van de minister aangaande de commissie uitgevoerd door de Staatssecretaris van Justitie.
• onder l: hoewel ingevolge artikel 16, eerste lid, van de wet een ieder een klacht over een beëdigde tolk of vertaler kan indienen, wordt aan de behandeling van die klacht wel de voorwaarde gesteld dat de klager daarbij voldoende belang heeft. Hiermee worden willekeurig belangstellenden, louter subjectief betrokkenen en personen die weliswaar enig, maar een niet van vele anderen te onderscheiden belang hebben, uitgesloten van de mogelijkheid een klacht tegen een tolk of vertaler in te dienen. Dit in tegenstelling tot personen die een rechtstreeks, dat wil zeggen een hen min of meer speciaal/persoonlijk aangaand, belang hebben bij de behandeling van een klacht.

Artikel 2

• onder 1: Naast klachten tegen tolken die zijn ingeschreven in het Rbtv of worden vermeld op de Uitwijklijst kan de commissie ook klachten behandelen over tolken en vertalers die zijn ingezet door de IND en die niet in het Rbtv zijn ingeschreven en evenmin op de Uitwijklijst worden vermeld (zie afdeling 6).
• onder 2: Het Bureau btv, is niet gehouden de adviezen en aanbevelingen van de commissie te volgen. Wanneer wordt besloten een advies of aanbeveling van de commissie niet te volgen, wordt dit door het Bureau btv, onder opgaaf van redenen, aan de commissie kenbaar gemaakt.
• onder 3: Vanuit haar bij de behandeling van klachten omtrent tolken en vertalers opgedane ervaringen kan de commissie ook algemene aanbevelingen doen, die verband houden met tolken en vertalen.

Artikel 3

• onder 1: De leden van de commissie nemen aan de commissie deel vanuit verschillende disciplines: het zijn juristen, wetenschappers en deskundigen op het gebied van tolken en vertalers en beëdigde tolken en vertalers. De commissie behandelt klachten in de regel in kamers van drie. De voorzitter, een lid dat geen tolk of vertaler is en een lid dat vertaler is bij de behandeling van een klacht met betrekking tot een vertaler of een lid dat tolk is bij de behandeling van een klacht met betrekking tot een tolk (zie ook artikel 7). Het lid dat tolk of vertaler is, is bij voorkeur niet werkzaam in de taal waarin de tolk of vertaler waartegen de klacht is ingediend werkzaam is.
• onder 6: De secretaris, een stafmedewerker van het Bureau btv, biedt administratieve en – waar nodig – inhoudelijke ondersteuning aan de commissie. De notulist zal tijdens de vergaderingen notuleren.

Artikel 5

Klachten worden schriftelijk ingediend bij het Bureau btv. Elke klacht wordt door het Bureau btv afzonderlijk geregistreerd, met inachtneming van de wettelijke voorschriften ter bescherming van de privacy van betrokkenen. Als het Bureau btv besluit de klacht in behandeling te nemen, wordt deze ter advies voorgelegd aan de commissie. Het uiteindelijke doel van de werkzaamheden van de commissie is de verbetering van de kwaliteit van tolken en vertalers; eventuele adviezen en aanbevelingen van de commissie zijn dan ook op deze kwaliteitsimpulsen gericht.

• onder 2: In het geval dat aan één of meer ontvankelijkheidseisen niet wordt voldaan, wordt de klager - waar mogelijk - door het Bureau btv in de gelegenheid gesteld de gebreken per brief of per e-mail binnen redelijke termijn te herstellen. De behandeling van de klacht, inclusief de daarvoor geldende termijnen, wordt gedurende de hersteltermijn opgeschort.
• onder 5: Bij indiening van een klacht na de in dit lid bedoelde termijn van één jaar, dient expliciet te worden aangegeven om welke redenen in het onderhavige geval de termijnoverschrijding gerechtvaardigd wordt geacht, bij gebreke waarvan de klacht niet-ontvankelijk zal worden verklaard. Een klacht dient – in het belang van de waarheidsvinding - zo spoedig mogelijk te worden ingediend nadat de feiten en omstandigheden die tot de klacht aanleiding geven bekend zijn geworden bij de klager. Indien een klacht niet spoedig is ingediend en het belang van klager bij de behandeling daarvan daardoor onvoldoende is, kan de commissie afzien van die behandeling.
• onder 6: Dit artikellid noemt cumulatief een aantal eisen, die aan een ontvankelijke klacht worden gesteld (zie ook het derde lid voor de indieningstermijn). Het Bureau btv neemt een klacht in behandeling als deze voldoende is gemotiveerd, is gedagtekend, ondertekend en voorzien van: de naam- en adresgegevens van de indiener, de naam van de tolk of vertaler op wiens gedraging de klacht betrekking heeft en een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht gericht is. Het niet voldoen aan één of meer van deze voorwaarden raakt de ontvankelijkheid van een klacht. Het verdient aanbeveling bij indiening van een klacht op de schriftelijke stukken het Wbtv-nummer van de betrokken tolk of vertaler te vermelden.
• onder 7: Klachten die door het Bureau btv in behandeling worden genomen, worden ter advies aan de commissie voorgelegd. Niet elke klacht hoeft door het Bureau btv of door de commissie in behandeling te worden genomen. Indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is, kunnen het Bureau btv en de commissie van die behandeling afzien.
• onder 8: Het Bureau btv kan ook besluiten een klacht op informele wijze af te doen door te overleggen met de klager en beklaagde. Als deze informele afhandeling niet tot het gewenste resultaat leidt, zal de klacht alsnog ter advies aan de commissie worden voorgelegd.

Artikel 6

• onder 1: De ontvankelijkheidsvereisten zijn hierboven in artikel 5 genoemd. Of een klacht aan deze vereisten voldoet, staat ter beoordeling van het Bureau btv. Alvorens een beslissing te nemen over de ontvankelijkheid van een klacht, raadpleegt het Bureau btv de voorzitter van de commissie. De commissie verklaart zich onbevoegd indien hetgeen haar ter beoordeling wordt voorgelegd niet valt onder het klachtbegrip, zoals opgenomen in artikel 1, onder l. Hiervan kan ook sprake zijn wanneer een schriftelijke uiting van onvrede over het optreden van een tolk of vertaler de facto de gang van zaken tijdens een terechtzitting, een verhoor of een gehoor kritiseert, terwijl hierop in het onderhavige geval niet de tolk of vertaler, maar een andere betrokkene dient te worden aangesproken. In geval van onbevoegdheid zal het Bureau btv – waar mogelijk – de betreffende klacht, onder kennisgeving aan de klager, doorsturen naar het orgaan dat bevoegd is van de klacht kennis te nemen.
• onder 2: Het Bureau btv stelt de klager gemotiveerd en schriftelijk in kennis van een eventuele niet-ontvankelijkverklaring van de klacht. Bedenkingen tegen deze beslissing dienen schriftelijk binnen vier weken na dagtekening van de kennisgeving bij de commissie te worden ingediend. Te laat ingediende bedenkingen worden niet behandeld.
• onder 3: De beslissing op de ingediende bedenkingen wordt schriftelijk door het Bureau btv aan klager bekend gemaakt. Wanneer na beoordeling van de bedenkingen alsnog tot ontvankelijkheid wordt besloten, worden de voor de behandeling van de klacht geldende termijnen verlengd met de periode waarin de klacht aanvankelijk als zijnde niet-ontvankelijk terzijde was gesteld.

Artikel 7

• onder 1: klachten die door het Bureau btv aan de commissie worden voorgelegd, worden binnen zes weken na ontvangst door het Bureau btv door de commissie behandeld. De commissie kan de behandelingstermijn met ten hoogste vier weken verlengen.
• onder 2 en 3: De samenstelling van de commissie kan verschillen naar gelang de klacht tegen een tolk of een vertaler is gericht. Om de deskundigheid binnen de commissie te waarborgen, worden klachten tegen tolken behandeld door een kamer, die zodanig is samengesteld dat daaraan ten minste een beëdigd tolk deelneemt. Ten aanzien van klachten die gericht zijn tegen een vertaler geldt dat aan de behandeling van de klacht ten minste wordt deelgenomen door een commissielid dat beëdigd vertaler is.
• onder 4: Indien de klacht is gericht tegen een lid van de commissie neemt dat lid geen deel aan de behandeling van de klacht. De voorzitter wijst een vervangend lid aan dat (mede) met de behandeling van de klacht wordt belast.

Artikel 8

• onder 1 en 2: Als de commissie tot behandeling van een klacht overgaat, stelt zij zowel klager als beklaagde in de gelegenheid omtrent de klacht te worden gehoord. Indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager of beklaagde heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, kan de commissie afzien van een hoorzitting. Een daartoe strekkend besluit wordt door de voorzitter genomen. De commissie kan voorafgaand aan de hoorzitting of in plaats van een hoorzitting ook schriftelijk vragen stellen aan partijen. De commissie doet de ontvangen reactie op schriftelijke vragen aan de wederpartij toekomen.
• onder 5 en 6: hoorzittingen van de commissie zijn besloten. Partijen worden in beginsel in elkaars aanwezigheid gehoord, maar onder omstandigheden is het mogelijk partijen afzonderlijk te horen. De commissie draagt er in het kader van het beginsel van hoor en wederhoor zorg voor dat partijen van de inhoud van de afzonderlijk van elkaar afgelegde verklaringen op de hoogte raken.
• onder 7, 8 en 9: Van de hoorzittingen van de commissie wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Dit verslag behelst een zakelijke weergave van hetgeen door de aanwezige partijen is verklaard en wordt door de voorzitter – of in het geval het horen is opgedragen aan een commissielid, door dat commissielid – en de secretaris vastgesteld en ondertekend. Het verslag wordt tezamen met het advies van de commissie aan het Bureau btv toegezonden (zie ook artikel 11, derde lid). Het Bureau btv draagt zorg voor de verdere verspreiding van het verslag aan de betrokken partijen.

Artikel 9

• onder 1: Een vertegenwoordiger, niet zijnde advocaat, dient specifiek en aantoonbaar door de betrokken klager, tolk of vertaler ter zake te zijn gemachtigd.
• onder 2: In het geval bijstand door een tolk wordt verlangd, dient de betrokken partij daar zelf voor zorg te dragen.
• onder 3: De partij die zich laat vertegenwoordigen of laat bijstaan door een (rechts-)hulpverlener of tolk is als regel gehouden zelf voor vergoeding van de hieraan verbonden kosten zorg te dragen.

Artikel 10

• onder 1: Een verzoek om getuigen en/of deskundigen te horen, dient tijdig, schriftelijk en gemotiveerd bij de commissie te worden ingediend. Het verzoek dient daarbij een weergave (op hoofdlijnen) van de vragen te bevatten, die de betrokken partij aan de getuige en/of deskundige wenst te (doen) stellen. Wanneer de voorzitter, namens de commissie, beslist het verzoek niet te honoreren, wordt de betrokken partij hiervan schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld. De commissie kan onder andere afzien van het horen van getuigen en/of deskundigen, indien zij van oordeel is dat het horen redelijkerwijs niet kan bijdragen aan de beoordeling van de klacht. De commissie kan ook schriftelijk vragen stellen aan getuigen en deskundigen. De commissie doet de ontvangen reacties op schriftelijke vragen aan partijen toekomen.
• onder 3: Tot bescherming van de identiteit van getuigen en/of deskundigen kan alleen om zwaarwegende redenen worden overgegaan, nu een en ander een zorgvuldige beoordeling van een klacht kan belemmeren. De voorzitter beoordeelt een verzoek daartoe namens de commissie zo spoedig mogelijk na de ontvangst ervan. Partijen worden uiterlijk ter zitting van de beslissing van de commissie in kennis gesteld. Tijdens de eventuele afzonderlijke hoorzittingen zullen getuigen en/of deskundigen worden gehoord, zo nodig met inachtneming van de vragen die de betrokken partij had willen (doen) stellen, gezien de motivering van het onderliggende verzoek.
• onder 5: De partij die verzoekt om het horen van getuigen en/of deskundigen is gehouden de kosten die hieraan verbonden zijn als regel zelf te vergoeden.

Artikel 11

• onder 1: Het primaire toetsingskader voor de commissie wordt gevormd door de best practices voor tolken en vertalers, onder meer opgenomen in de “Gedragscode btv” en de wet. Het staat de commissie overigens vrij naar aanleiding van haar bevindingen te adviseren het toetsingskader, en daarmee de “Gedragscode Wbtv”, aan te vullen of te wijzigen, een en ander ter verbetering van de kwaliteit van de tolken en vertalers.
• onder 2: de commissie kan het bevoegd gezag adviseren een klacht gegrond dan wel ongegrond te verklaren. Bij het advies tot het gegrond verklaren van een klacht kan de commissie het bevoegd gezag de aanbeveling doen om de beklaagde (al dan niet tijdelijk) door te halen in het Rbtv of op de Uitwijklijst. De commissie kan ook de aanbeveling doen om de beklaagde voorwaardelijk door te halen. Het bevoegd gezag neemt de uiteindelijke beslissing op de (on)gegrondheid van klacht en het besluit met betrekking tot de consequenties die daaraan dienen te worden verbonden.

Artikel 12

• onder 1, 2 en 3: De wet voorziet in een register voor beëdigde tolken en vertalers, het Rbtv (artikel 2, eerste lid, van de wet). Er is echter een groep tolken die wegens het ontbreken van opleidingen of het ontbreken van onafhankelijke deskundigen die de kennis kunnen toetsen, niet kan aantonen te beschikken over de vereiste competenties van taalvaardigheid in de bron- of de doeltaal of kennis van de cultuur van het land of het gebied van de bron- of doeltaal en daarom niet in het Rbtv kan worden opgenomen. Voor deze niet-geregistreerde tolken is de klachtbehandeling niet in de Wet vastgelegd. Voor zover de IND tolken inzet die in het Rbtv of op de Uitwijklijst worden vermeld, is de klachtenprocedure van artikel 16, eerste lid, van de wet van toepassing. De tolken die door de IND worden ingezet, vallen echter voor een aanzienlijk deel in de categorie tolken die niet in het Rbtv of de Uitwijklijst zijn opgenomen. Voor de inwerkingtreding van de Wet en de instelling van de commissie, werden alle klachten tegen tolken, ingezet door de IND, behandeld door de Klachtenadviescommissie Tolken (KACT), ingesteld door de Hoofddirecteur van de IND op 26 augustus 1999 en opgeheven op 1 april 2009. De KACT stond garant voor een gelijke behandeling van alle klachten die via de formele weg afgedaan dienden te worden.
  Met de Regeling van 4 juni 2009, houdende verlening mandaat inzake de behandeling van klachten tegen tolken, ingezet door de IND betreffende de klachtencommissie als bedoeld in artikel 16, tweede lid, van de Wet beëdigde tolken en vertalers heeft de IND de commissie mandaat verleend om ook klachten tegen niet-geregistreerde tolken, die worden ingezet door de IND, ter advies in behandeling te nemen.
  Klachten over tolken die door de IND zijn ingezet en die niet in het Rbtv zijn ingeschreven en evenmin op de Uitwijklijst worden vermeld, dienen te worden gericht aan de IND. De IND zal eerst op informele wijze de klacht in behandeling nemen en pogen af te doen. Als de informele klachtafhandeling niet tot het gewenste resultaat leidt, kan de klacht worden voorgelegd aan de commissie. Deze klachten dienen op straffe van niet-ontvankelijkheid op gelijke wijze als klachten tegen tolken en vertalers die zijn ingeschreven in het Rbtv of worden vermeld op de Uitwijklijst te worden gericht aan het Bureau btv. Dat wil zeggen dat aan een klacht de voorwaarden worden gesteld dat deze voldoende is gemotiveerd, is gedagtekend, ondertekend en voorzien van: de naam- en adresgegevens van de indiener, de naam van de tolk of vertaler op wiens gedraging de klacht betrekking heeft en een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht. Het niet voldoen aan één of meer van deze voorwaarden raakt de ontvankelijkheid van een klacht. Het enkele indienen van correcties en/of aanvullingen op het schriftelijk verslag van een gehoor (bijvoorbeeld het rapport van nader gehoor bij asielaanvragen) en het aanwenden van een rechtsmiddel tegen beslissingen, op grond van een gestelde onjuiste weergave van het relaas van de betrokken vreemdeling (bijvoorbeeld op aanvragen om toelating), worden op zichzelf niet beschouwd als ontvankelijke klachten.
  Deze klachten worden door de commissie zoveel mogelijk op dezelfde manier behandeld als klachten tegen tolken die in het Rbtv zijn opgenomen, met dien verstande dat de commissie ten aanzien van deze klachten geen advies uitbrengt aan het bevoegd gezag van het Bureau btv, maar aan dat van de IND.

Artikel 13

• onder 1 tot en met 3: De ontvankelijkheid van klachten tegen tolken, die zijn ingezet door de IND en die niet zijn ingeschreven in het Rbtv of worden vermeld op de Uitwijklijst, wordt getoetst door de commissie.

Artikel 15

• onder 1: De commissie toetst klachten tegen tolken die zijn ingezet door de IND en die niet zijn ingeschreven in het Rbtv noch worden vermeld op de Uitwijklijst zoveel mogelijk aan de gedragscodes voor en eisen die worden gesteld aan beëdigde tolken en vertalers. Daarnaast toetst de commissie deze klachten aan de Gedragscode tolken en vertalers IND. Het staat de commissie vrij om naar aanleiding van haar bevindingen te adviseren het toetsingskader van de ‘Regeling Tolken IND’ aan te vullen of te wijzigen, een en ander ter verbetering van de kwaliteit van de inzet van tolken door de IND.
• onder 2: De commissie brengt advies uit aan het bevoegd gezag, te weten het Hoofd van de IND. Het advies tot het gegrond verklaren van een klacht kan vergezeld gaan van aanbevelingen van de commissie aan het bevoegd gezag. Deze aanbevelingen kunnen individuele en/of algemene voorstellen inhouden in verband met het door de IND (doen) horen van vreemdelingen met behulp van een tolk. De commissie treedt hierbij niet in de inhoudelijke beoordeling van eventuele onderliggende vreemdelingenprocedures. Ongeacht het bovenstaande stimuleert de commissie handelen en/of nalaten van de IND om het mogelijke nadeel voor betrokken vreemdelingen, ten gevolge van gebleken klachtwaardig gedrag van een tolk, te doen compenseren, dan wel tot een minimum te doen beperken.

Artikel 16

Er kunnen zich bij de behandeling van klachten situaties voordoen waarbij een partij al eerdere ervaringen heeft gehad met een commissielid vanuit diens andere hoedanigheid. Bij die partij (of de tegenpartij) zou een vrees voor partijdigheid van de commissie kunnen ontstaan, die in sommige gevallen objectief gerechtvaardigd is. Ook andere feiten en omstandigheden kunnen tot een dergelijke vrees aanleiding geven. Een partij kan op grond van artikel 16, eerste lid, tegen deelneming van een lid van de commissie aan de behandeling van de klacht bezwaar maken op grond van feiten of omstandigheden ten aanzien van dat commissielid, die het vormen van een onpartijdig en onafhankelijk oordeel over de klacht zouden bemoeilijken.

Het bezwaar wordt schriftelijk en gemotiveerd ingediend zo spoedig mogelijk nadat de feiten en omstandigheden aan de indiener van het bezwaar bekend zijn geworden en in ieder geval voordat het advies van de commissie is uitgebracht. Het bezwaar kan tijdens de hoorzitting van de commissie ook mondeling worden gedaan. In dat geval wordt het onderzoek geschorst totdat op het bezwaar is beslist. De indiener van het bezwaar alsmede het commissielied waartegen het bezwaar zich richt, worden in de gelegenheid gesteld op het bezwaar te worden gehoord. Zij kunnen ook schriftelijk reageren. De leden die beslissen op het bezwaar kunnen de overige leden die deelnemen aan de klachtbehandeling als getuigen horen.

Op het bezwaar wordt zo spoedig mogelijk beslist door ten minste drie leden van de commissie die niet deelnemen aan de behandeling van de klacht. Als het bezwaar tijdens de hoorzitting van de commissie is gemaakt, kan terstond op het bezwaar worden beslist door de overige commissieleden die de klacht behandelen, mits partijen daarmee instemmen. De beslissing op het bezwaar wordt op schrift gesteld en aan partijen meegedeeld.

Een commissielied kan zich onttrekken aan de behandeling van een klacht (verschoning) wanneer zich ten aanzien van dit lid feiten of omstandigheden voordoen die het vormen van een onpartijdig en onafhankelijk oordeel over de klacht zouden bemoeilijken. Het commissielid is verplicht zich te verschonen indien de overige leden van de commissie, die aan de behandeling van de klacht deelnemen, van oordeel zijn dat voornoemde feiten of omstandigheden zich ten aanzien van dat commissielid voordoen.

Als het bezwaar op grond van art. 16, eerste lid, gegrond wordt verklaard of een commissielid zich op grond van art. 16, negende lid, verschoont, wordt het betrokken commissielied vervangen door een ander lid van de commissie. In dat geval wordt het onderzoek naar de klacht door de commissie in gewijzigde samenstelling opnieuw aangevangen. In de gevallen waarin het bezwaar ongegrond wordt verklaard, zal het onderzoek naar de klacht door de commissie in ongewijzigde samenstelling worden hervat.

Artikel 17

Ingekomen klachten worden door het Bureau btv geregistreerd. Over de klachten die ter advies worden voorgelegd aan de commissie wordt door de commissie jaarlijks aan de minister gerapporteerd.