Advies beëdigde vertaling/gewaarmerkte vertaling

Geachte heer de Nas,

Het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft het Kwaliteitsinstituut Wbtv (hierna: het Kwaliteitsinstituut) om advies gevraagd over een voorstel voor definities van ‘de beëdigde vertaling ’en ‘de gewaarmerkte vertaling’. Met deze brief geeft het Kwaliteitsinstituut daaraan gehoor.

Achtergrond

Op dit moment is niet vastgelegd wat onder een beëdigde vertaling wordt verstaan en aan welke eisen deze moet voldoen. Het ministerie wil met een definiëring tot eenduidigheid komen en daarmee ook verduidelijken waarin de beëdigde vertaling zich van andere vertalingen onderscheidt. Daarmee wordt mede beoogd – zo begrijpt het Kwaliteitsinstituut Wbtv – bij te dragen aan kwalitatief goede, veilige en efficiënte vertaaldiensten. Nadat zij zijn vastgesteld, zullen de definities worden gehanteerd bij de voorgenomen aanbesteding van vertaaldiensten ten behoeve van overheidsdiensten.

Het ministerie stelt de volgende definities voor:

• Beëdigde vertaling: een beëdigde vertaling is een vertaling die door een vertaler is gemaakt en/of is gereviseerd die voor de in deze vertaling noodzakelijke vertaalrichting staat ingeschreven in het Rbtv. Dat betekent dus dat er sprake is van een beëdigde vertaling als minimaal één van beiden in het Rbtv is opgenomen. Hiermee staat de rechtsgeldigheid van een document binnen het Nederlandse rechtssysteem vast. Met een beëdigde vertaling wordt voldaan aan de Wbtv.
• Gewaarmerkte vertaling: waarmerken van een beëdigde vertaling kan verlangd worden indien de vertaling niet bedoeld is voor het Nederlandse rechtssysteem, maar voor een andere officiële instantie in het binnen- of buitenland. De Rbtv-geregistreerde vertaler zal dan, op verzoek van de officiële instantie, extra handelingen verrichten om de rechtsgeldigheid van de vertaling aan te tonen.

In bijlagen bij de adviesaanvraag wordt nader toegelicht aan welke eisen de beëdigde vertaling en gewaarmerkte vertaling dienen te voldoen. Het ministerie heeft aan het Kwaliteitsinstituut een mondelinge toelichting gegeven op het voorstel.

Het Kwaliteitsinstituut adviseert als volgt over het voorstel.

Samenvatting

Het Kwaliteitsinstituut Wbtv beveelt u aan:

• volsta met een definitie van de ‘beëdigde vertaling’ (volgens de voorgestelde redactie in dit advies) en laat een definitie van de ‘gewaarmerkte vertaling’ achterwege;
• maak daarbij ook duidelijk aan welke eisen de beëdigde vertaling tenminste moet voldoen. Naast de al in uw voorstel genoemde eisen denkt het Kwaliteitsinstituut daarbij tenminste aan vermelding van de gegevens van zowel de vertaler als (indien van toepassing) de revisor, vermelding van de vertaalrichting, veiligheidseisen en aanvullende vormvereisten, waaronder een slotformule voorzien van een (al dan niet elektronische) handtekening;
• werk toe naar vastlegging van de definitie van de beëdigde vertaling en de daaraan te stellen eisen in krachtens artikel 34 Wbtv te stellen regels;
• stel de definitie en regels dusdanig vast dat zij toekomstbestendig zijn voor wat betreft de techniek. Zoek daarbij aansluiting bij de regels die inmiddels zijn vastgesteld voor de digitalisering van processtukken met in het bijzonder aandacht voor de integriteit, authenticiteit en de mogelijkheid van verificatie van deze stukken;
• zorg dat achteraf altijd controleerbaar is dat de vertaling door een vertaler (en indien van toepassing: ook revisor) is vervaardigd die ten tijde van het vervaardigen daarvan als beëdigd vertaler in de juiste taal en vertaalrichting in het Rbtv stond ingeschreven.

Bij dit advies is een bijlage gevoegd met opmerkingen van redactionele aard.

Advies

1. Inleiding

In artikel 34 Wet beëdigde tolken en vertalers (hierna: Wbtv) is bepaald:

Onze Minister kan regels stellen waaraan de wijze van vertalen en de administratie van de beëdigde vertaler dienen te voldoen.

Het artikel biedt een wettelijke grondslag om nadere regels te stellen aan de totstandkoming van een beëdigde vertaling. Van die mogelijkheid is tot op heden geen gebruik gemaakt. Ook worden overigens op dit moment in wet- en regelgeving geen specifieke eisen gesteld aan een beëdigde vertaling en evenmin is er een wettelijke definitie van de begrippen ‘beëdigde vertaling’ en ‘gewaarmerkte vertaling’. Daardoor kan over de uitleg van die begrippen onduidelijkheid bestaan en dat bevreemdt nu op grond van wet- en regelgeving soms nadrukkelijk een beëdigde vertaling is vereist (bijvoorbeeld art. 9aa lid 7 Advocatenwet en artikel 30r lid 6 Wetboek van Burgerlijke rechtsvordering). In andere wet- en regelgeving wordt volstaan met het vereiste van “een vertaling door een beëdigd vertaler” (bijvoorbeeld: art. 23e lid 1 sub b van de Wet op de rechtsbijstand en art. 986 lid 3 Wetboek van Burgerlijke rechtsvordering).

Dat regels met betrekking tot de beëdigde vertaling worden gemist, is eerder geconstateerd door de Klachtencommissie Wbtv. Zij heeft bij de beoordeling van een klacht aansluiting gezocht bij de Richtlijn voor beëdigde vertalingen 1996 van het Nederlands Genootschap van Tolken en Vertalers (NGTV)^[1], die zij als 'best practices' aanmerkte^[2]. Uit deze richtlijn volgt onder meer dat een beëdigde vertaling ook wel ‘gewaarmerkte vertaling’ wordt genoemd (in feite synoniemen dus), dat de vertaling aan het originele document/de brontekst wordt gehecht, of aan een (gewaarmerkte) kopie ervan. Volgens de richtlijn verklaart de beëdigd vertaler dat de vertaling een getrouwe en juiste weergave is van het originele document of de kopie ervan. Op de beëdigde vertaling staan verder de stempel en de handtekening van de beëdigd vertaler. Hoewel deze richtlijn aan vertalers en afnemers een handvat bieden, hebben de ‘best practices’ van de beroepsvereniging NGTV geen juridische status.

Op de website van Bureau Wbtv wordt over ‘gewaarmerkte vertalingen’ vermeld: “Het is gebruikelijk dat een beëdigde vertaler gewaarmerkte vertalingen voorziet van een stempel”. En: “Er zijn geen vaste regels over hoe een gewaarmerkte vertaling moet worden gemaakt en hoe de stempel eruit moet zien”.

Het Kwaliteitsinstituut acht uit oogpunt van rechtszekerheid en een optimale afstemming van vraag naar en aanbod van vertaaldiensten een eenduidige definitie van de beëdigde vertaling van essentieel belang. In zoverre waardeert het Kwaliteitsinstituut het initiatief van het ministerie om daartoe te komen.

2. Reikwijdte definities

Het heeft de voorkeur van het Kwaliteitsinstituut om de definitie van in ieder geval de beëdigde vertaling en de daaraan te stellen eisen vast te leggen in op grond van artikel 34 Wbtv te stellen regels, juist nu het begrip “beëdigde vertaling” in wetgeving wordt gebruikt en over de uitleg daarvan onduidelijkheid kan bestaan.

Indien wordt besloten voorlopig te volstaan met definities en aan vertalingen te stellen eisen in aanbestedingscontracten, dan is het de vraag wat daarvan precies de reikwijdte is. Gelden die definities alleen voor vertalingen die binnen het contract vallen of ook daarbuiten? Gelden de regels alleen voor vertalingen voor overheidsdiensten of ook voor vertalingen van particulieren/(burgers)/bedrijven t.b.v. overheidsinstanties of nog breder? Zou het niet de voorkeur verdienen - juist ook vanwege de nagestreefde eenduidigheid – om de eisen aan een beëdigde vertaling breed toepasbaar en dus ook voor een ieder transparant te maken?

3. Formulering definities

Het uitgangspunt in uw voorstel is dat een beëdigde vertaling alleen gemaakt kan worden door een vertaler en/of revisor die in de voor de vertaling noodzakelijke vertaalrichting staat ingeschreven.

De voorgestelde definitie lijkt aldus ruimte te laten voor een vertaler (of revisor) die voor de desbetreffende taalcombinatie weliswaar in het Rbtv is ingeschreven, maar uitsluitend als beëdigd tolk. Dat zou dan bovendien, gezien de uitbreiding van het Rbtv per 1 juli 2020, een beëdigd tolk op taalvaardigheidsniveau B2 kunnen zijn. Of een beëdigd tolk op B2-niveau die daarnaast als beëdigd vertaler in een geheel andere taalcombinatie dan die van de vertaling in het Rbtv staat ingeschreven. Dat kan niet de bedoeling zijn en dat moet duidelijk zijn.

Bovendien valt op dat de definitie er in feite op neerkomt dat een vertaling door een beëdigde vertaler reeds vanwege die eigenschap altijd een beëdigde vertaling is. Toch worden er (ook in uw voorstel) wel bepaalde eisen gesteld aan de vorm en inhoud van de vertaling.

Gelet op het voorgaande heeft het de voorkeur om de definitie als volgt aan te passen:

“Een beëdigde vertaling is een vertaling die is gemaakt en/of gereviseerd door een vertaler die in de vertaalrichting van de vertaling als beëdigd vertaler in het Rbtv staat ingeschreven op het moment van het vervaardigen daarvan en die voldoet aan de in deze regeling beschreven eisen”.

Het gaat dan minimaal om enkele vormvereisten en eisen die verificatie mogelijk maken. Daarover volgt hierna meer.

Het valt op dat het begrip ‘gewaarmerkte vertaling’ in het voorstel niet is beschreven en gedefinieerd, hoewel kennelijk wel beoogd is een onderscheid tussen ‘beëdigde vertaling’ en ‘gewaarmerkte vertaling’ te maken. Het Kwaliteitsinstituut is op basis van de toegezonden stukken van oordeel dat met een definitie van ‘beëdigde vertaling’ kan worden volstaan. Voor zover bedoeld is tot uitdrukking te brengen dat er situaties zijn waarin extra handelingen van de vertaler worden verlangd, lijkt het overbodig ook voor die gevallen een definitie vast te stellen. Uit de definitie van ‘beëdigde vertaling’ en het stellen van nadere eisen daaraan volgt dan immers al wat wel (en wat dus niet) nodig is om van een beëdigde vertaling te kunnen spreken. Daarbij kan dan in een toelichting aan de hand van een voorbeeld worden verduidelijkt dat soms niet met een beëdigde vertaling kan worden volstaan en dat de definitie niet op die bijzondere gevallen ziet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de situatie waarin een beëdigde vertaling door de rechtbank bekrachtigd moet worden door het plaatsen van een apostille: de zogenaamde legalisatie van een beëdigde vertaling.

Het Kwaliteitsinstituut vraagt u graag nog aandacht voor de volgende twee situaties. Het komt voor dat in een vertaalrichting geen beëdigde vertaler in het Rbtv is ingeschreven. In dat geval kan gebruik worden gemaakt van een vertaler in het buitenland, niet zijnde een beëdigd vertaler die is ingeschreven in het Nederlandse Rbtv. Deze niet-beëdigde vertaler zet de brontekst in de vreemde taal dan eerst om in een andere vreemde taal waarin wel een beëdigd vertaler in het Rbtv beschikbaar is. De laatste vertaalt dan de vertaling door de eerste vertaler naar de uiteindelijke doeltekst. In feite is dan alleen de laatste vertaling een beëdigde vertaling. Het kan ook voorkomen dat geen beëdigde vertaler beschikbaar is en dat noodgedwongen wordt afgeweken van de afnameplicht als bedoeld in artikel 28 Wbtv. De vertaling is dan niet een beëdigde vertaling. De eisen die aan de inhoud, vorm, integriteit en beveiliging van een beëdigde vertaling worden gesteld, zouden echter in die gevallen naar het oordeel van het Kwaliteitsinstituut van overeenkomstige toepassing moeten zijn.

4. Vormvereisten beëdigde vertaling

Zoals hiervoor is vastgesteld bestaan er op dit moment geen eisen in wet- en regelgeving waaraan de “beëdigde vertaling” moet voldoen. Daarvoor zou uit de richtlijn van het NGTV kunnen worden geput. Het Kwaliteitsinstituut adviseert om – aanvullend op de eisen in uw voorstel (te weten: het vermelden van de naam en het Wbtv-nummer van de vertaler/revisor op elke pagina) –  tenminste als eisen op te nemen dat:

• ook de vertaalrichting wordt vermeld;
• de lay-out van de vertaling zo goed mogelijk op die van de brontekst is afgestemd;
• de beëdigde vertaling is voorzien van een ‘slotformule’ waarin de beëdigde vertaler (en indien van toepassing ook de revisor) verklaart (of verklaren) dat sprake is van een getrouwe en nauwkeurige vertaling, voorzien van een (al dan niet elektronische) handtekening.

In uw voorstel kan worden benoemd dat gekeken is naar de NGTV-richtlijn voor beëdigde vertalingen die tot nu toe als ‘best practice’ kan worden gezien en kort worden toegelicht hoe deze zich tot uw voorstel verhoudt, temeer nu die richtlijn aanvullende eisen (niet dwingend) stelt. Het is aan te bevelen om kort uit te leggen waarom bij de voorgestelde definitie met minder eisen wordt volstaan: zij doen geen afbreuk aan de waarheidsgetrouwheid van de vertaling, terwijl de Nederlandse wet- en regelgeving tot nu toe aan een beëdigde vertaling ook geen nadere eisen stelt.

Het valt het Kwaliteitsinstituut op dat volgens het voorstel een beëdigde vertaling ook mogelijk is als de vertaler niet, maar de revisor wél een beëdigde vertaler is die in het Rbtv is ingeschreven. De revisor die een vertaling heeft gereviseerd – en dus in feite goedkeurt – draagt een belangrijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de vertaling. Dat neemt niet weg dat naar het oordeel van het Kwaliteitsinstituut als uitgangspunt moet gelden dat zowel de vertaler als de revisor beëdigd vertaler is in de zin van de Wbtv. Indien dit uitgangspunt niet wordt gevolgd – waarbij voorzienbaar is dat veel beëdigde vertalers zullen bedanken als zij door opdrachtgevers enkel nog als revisor worden benaderd – overweegt het Kwaliteitsinstituut het volgende. Het werk dat de revisor in een vertaling steekt, zal altijd anders zijn dan dat van de vertaler. Zou enkel de revisor beëdigd vertaler zijn en met zijn Wbtv-nummer op de vertaling worden vermeld, dan kan niet nagegaan worden wie de vertaler is geweest. Naar het oordeel van het Kwaliteitsinstituut zal uit oogpunt van de integriteit en authenticiteit steeds inzichtelijk moeten zijn wie als vertaler en revisor bij de vertaling betrokken zijn geweest (beëdigd of niet). Die transparantie kan bovendien bijdragen aan de kwaliteit en toetsing daarvan. Het maakt immers mogelijk de kwaliteit van vertalingen die door een ‘Rbtv-vertaler + Rbtv-revisor’ zijn gemaakt te vergelijken met die van een vertaling door een ‘niet-Rbtv-vertaler + Rbtv-revisor’. Alleen dan kan de gekozen systematiek na een aantal jaren beoordeeld worden en zo nodig worden herzien.

Er kunnen zich situaties voordoen waarin wel steeds (achteraf) controleerbaar moet zijn dat de vertaling door een beëdigd vertaler/revisor is vervaardigd, maar waarbij de naam van de vertaler uit veiligheidsoverwegingen moet worden afgeschermd. Het Kwaliteitsinstituut vraagt hiervoor aandacht.

5. Toekomstbestendigheid

Er zal rekening moeten worden gehouden met voortschrijdende technische ontwikkelingen die bijvoorbeeld nu al een elektronische handtekening en andere digitale verificatiewijzen mogelijk maken. Het Kwaliteitsinstituut Wbtv beveelt daarom aan te komen tot een definitie van en eisen aan de ‘beëdigde vertaling’ die voldoende toekomstbestendig zijn.

Bij het vaststellen van eisen op het terrein van integriteit en authenticiteit van de beëdigde vertaling kan aansluiting worden gezocht bij wet- en regelgeving op het terrein van de digitalisering van processtukken waarbij – net als bij een beëdigde vertaling – de integriteit en authenticiteit van stukken alsmede duidelijkheid over degene die ze heeft vervaardigd steeds gegarandeerd en controleerbaar moeten zijn. Het enkel vermelden van de naam (of code) van de tolk/revisor en (indien van toepassing) zijn of haar Rbtv-nummer (zonder natte of elektronische handtekening) is naar het oordeel van het Kwaliteitsinstituut onvoldoende en bovendien fraudegevoelig.

6. Verificatie

Voor de noodzakelijk geachte mogelijkheid tot verificatie is van belang dat kan worden gecontroleerd/geverifieerd dat de beëdigd vertaler ten tijde van het vervaardigen/afronden van de vertaling als beëdigd vertaler in de desbetreffende vertaalrichting als beëdigd vertaler stond ingeschreven. Daarvoor zal door u aandacht moeten worden gevraagd aan de beheerder van het Rbtv nu het Rbtv op dit moment dat historisch inzicht niet zonder meer biedt.

Verificatie van de authenticiteit en integriteit zal, zoals hiervoor is overwogen, ook steeds mogelijk moeten zijn als door voortschrijdende technologische ontwikkelingen zogenaamde ‘digital born’ vertalingen steeds meer gebruikelijk worden. Het gaat hier om vertalingen die digitaal zijn vervaardigd en digitaal worden verspreid, zonder dat zij eerst worden afgedrukt en met een natte handtekening worden ondertekend. Degenen die controle moeten kunnen uitoefenen op de integriteit van de digitale vertaling, zullen over geschikte middelen moeten kunnen beschikken om die controle effectief te kunnen uitvoeren.

Het Kwaliteitsinstituut vraagt nog uw aandacht voor het volgende. In de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel dat heeft geleid tot de Wet beëdigde tolken en vertalers is door de minister op vragen van het College van procureurs-generaal overwogen dat het niet zal voorkomen dat een vertaalbureau een vertaling “waarmerkt” nu de beëdigde vertaler zelf verantwoordelijk is voor die handelingen.^[3] Het uitgangspunt dat de beëdigde vertaler – en niet een vertaalbureau –zelf verantwoordelijk is voor de handelingen die nodig zijn om tot een beëdigde vertaling te komen, wordt door het Kwaliteitsinstituut onderschreven. Toch zijn er signalen dat sommige vertaalbureaus (ook) na inwerkingtreding van de Wbtv een voorraad aanhouden van tekenvellen met de hiervoor bedoelde ‘slotformule’, een handtekening en soms ook een stempel van beëdigde vertalers. Op die manier kunnen deze vertaalbureaus een vertaalde tekst in feite zonder tussenkomst van de beëdigd vertaler omvormen tot een (op het oog) beëdigde vertaling. Over deze praktijk heeft de Klachtencommissie Wbtv zich in het verleden naar aanleiding van een klacht al eens negatief uitgelaten^[4]. In de toelichting op uw voorstel zou overeenkomstig het advies van de Klachtencommissie kunnen worden benadrukt – en dat zal ook door de overheid actief moeten worden uitgedragen – dat dit absoluut niet geoorloofd is. Deze praktijk bevestigt nog eens het belang van aandacht voor voldoende beveiliging en verificatiemogelijkheden van digitale vertalingen. Nu het Rbtv openbaar is en een ieder daarin een beëdigde vertaler kan opzoeken en vervolgens zijn naam, Rbtv-nummer en andere gegevens in een vertaling kan vermelden, dient bescherming van de vertaler in dit proces voorop te staan. Eisen die aan de beëdigde vertaling worden gesteld en die verificatie achteraf steeds mogelijk maken, zullen daaraan bijdragen.

7. Gedragscode Wbtv

Bij gebreke aan wet- en regelgeving op het terrein van de beëdigde vertaling adviseert het Kwaliteitsinstituut om ten minste in de Gedragscode in het kader van de Wbtv tot uitdrukking te brengen dat de beëdigde vertaler (ook in de hoedanigheid van revisor) zich bij het vervaardigen van een beëdigde vertaling houdt aan de uitgangspunten die worden vastgesteld. De voorschriften uit de Gedragscode kunnen contractueel ook worden opgelegd aan niet-beëdigde vertalers wanneer – bij gebrek aan beëdigde vertalers in een vertaalrichting – noodgedwongen wordt afgeweken van de afnameplicht als bedoeld in artikel 28 Wbtv.

Tot slot

Het Kwaliteitsinstituut stelt het op prijs geïnformeerd te worden over en betrokken te blijven bij het vervolg en wordt graag in de gelegenheid gesteld te adviseren over nader beleid en/of nadere wet- en regelgeving.

Hoogachtend,

namens het Kwaliteitsinstituut,

R.G.A. Beaujean
voorzitter Kwaliteitsinstituut Wbtv